Forlì-Cesena, Provincia digitalizzata: la carta cala del 73%

Forlì-Cesena, Provincia digitalizzata: la carta cala del 73%

Forlì-Cesena, Provincia digitalizzata: la carta cala del 73%

Nel 2010 appena concluso la Provincia di Forlì-Cesena ha lavorato sul fronte della semplificazione e della digitalizzazione degli adempimenti burocratici, operando in particolare su procedure che riguardano migliaia di utenti e coinvolgendo più servizi, dall'Agricoltura, alle Politiche del lavoro, al Turismo, passando anche per le procedure degli Affari generali e istituzionali. Il centro stampa, che gestisce le operazioni più elaborate di stampa e fotocopiatura, ha ridotto del 73% in dieci anni la carta impiegata nelle sue attività.

 

"Il nostro primo traguardo - sottolinea il presidente della Provincia, Massimo Bulbi - è stata la certificazione della qualità dei servizi ottenuta alla fine del 2006, quando solo 3 amministrazioni provinciali l'avevano ottenuta in Italia. Oggi siamo in 10. A fine anno in una statistica a livello nazionale, sulla percezione della qualità dei servizi, ci siamo piazzati terzi su tutti gli enti locali".

 

"In una situazione complessiva di difficoltà degli enti pubblici, con il blocco delle assunzioni ad esempio - continua l'assessore all'Amministrazione e controllo, Maurizio Brunelli - queste semplificazioni diventano necessarie".

 

Automatizzate le procedure relative al collocamento obbligatorio dei disabili.

E' l'ultima novità in ordine di tempo. Da poche settimane la gestione digitale dei documenti amministrativi è approdata anche all'ufficio ‘Diritto al lavoro dei disabili' della Provincia di Forlì-Cesena. Grazie ad applicativi informatici elaborati all'interno dell'ente e quindi a costo zero, è stata completamente automatizzata la procedura di gestione dei cosiddetti prospetti informativi disciplinati dalla legge 68/99. Si tratta di circa 1.600-1.800 documenti all'anno che abbandonano il mondo della carta per entrare di diritto nella rivoluzione dell'amministrazione digitale. Queste pratiche riguardano gli adempimenti obbligatori per i datori di lavoro che devono riservare una quota di assunzioni a persone disabili o in altre situazione di svantaggio.

 

Prima della digitalizzazione del processo, la gestione di questi documenti in media necessitava di 380 ore di lavoro all'anno e circa 10.000 fogli da parte dell'ufficio e degli utenti. Con il nuovo applicativo, invece, i tempi di gestione si sono ridotti drasticamente, la stima è di 3 ore all'anno. La procedura è stata completamente automatizzata, dalla protocollazione all'archiviazione fino alla pubblicazione su internet, prevista dalla normativa con tutte le prescrizioni relative alla privacy. A beneficiare della novità, oltre agli uffici provinciali, sono i soggetti utenti del servizio. Le imprese del territorio provinciale possono ora assolvere all'obbligo con un invio telematico della documentazione (quindi con un risparmio sulle spese postali). I maggiori vantaggi sono, però, per i 3.257 iscritti alle liste provinciali del collocamento obbligatorio, che col nuovo sistema potranno visionare su internet dettagliatamente tutte le informazioni relative alle opportunità di lavoro che si aprono alla scadenza per la consegna dei prospetti informativi (al 31 gennaio).

 

I libretti per le agevolazioni sul carburante agricolo sono ora completamente "digitali".

Dall'inizio del mese di gennaio è andato in funzione a pieno regime la procedura automatizzata del servizio Agricoltura con cui vengono autorizzate le agevolazioni per il carburante delle macchine agricole, dopo la sperimentazione positiva dello scorso maggio-giugno. Si tratta di circa 8.000 domande che si concentrano nei primi sei mesi dell'anno e a cui corrisponde il rilascio di altrettanti libretti. Circa 1.200 di queste pratiche vengono gestite allo sportello con il metodo tradizionale (si tratta di piccola utenza privata), ma per la grande maggioranza l'iter digitale è una realtà, grazie alla collaborazione con le associazioni delle imprese agricole. In particolare, con l'introduzione dei nuovi applicativi informatici, l'ufficio Uma (Utenti motori agricoli) è riuscito a ridurre fortemente i tempi di risposta agli utenti: per concedere le autorizzazioni si passa dai 15-18 giorni ai 3-4 giorni di attesa nei periodi di picco massimo delle domande.

 

Terminato il primo anno delle "determine digitali": il sistema è ora a regime.

Il 2010 è stato anche il primo anno di utilizzo pieno e non sperimentale delle "determine digitali". Nel corso dell'anno la novità ha coinvolto la totalità dei dipendenti provinciali, con risultati più che soddisfacenti: di fatto l'amministrazione digitale è, su questo tipo di documentazione, una realtà ormai pienamente operativa e consolidata. Le determinazioni sono atti dirigenziali attraverso i quali si attua la struttura degli uffici e garantiscono il buon funzionamento interno e verso gli utenti esterni. Nel corso del 2010 le determinazioni digitali prodotte con le nuove tecnologie sono state circa 3.500, con un risparmio di carta pari a circa 60.000 fogli.

 

Si è trattato del progetto pilota più complesso realizzato nella Provincia di Forlì-Cesena, in quanto conforme alle rigide prescrizioni del Codice dell'amministrazione digitale, fin nella scelta dei più alti standard internazionali per la formazione di documenti digitali (il PDF/A). La particolarità di quest'innovazione tecnologica è che il documento, in originale e con valore legale, viene realizzato direttamente in formato digitale, mantenendo tutti i suoi requisiti di certezza anche senza un supporto cartaceo. Il documento così formato acquista valore con una firma digitale certificata, realizzata attraverso una smart-card in dotazione ai dirigenti, ai funzionari con posizioni organizzative e ad altri funzionari che ne hanno fatto richiesta per particolari procedure. Attualmente sono attive circa 70 smart-card in Provincia.

 

Denunce prezzi delle strutture ricettive gestite già da quattro anni per via telematica

Come ultima esperienza da citare di digitalizzazione dei processi amministrativi sviluppata dalla Provincia di Forlì-Cesena è rilevante il primo progetto attuato in ordine di tempo. E' già da quattro anni, infatti, che la Provincia gestisce per via telematica e con un software ad hoc la gestione delle "denunce prezzi" delle strutture ricettive, relativi a prezzi massimi applicati, caratteristiche dei servizi e periodi di apertura. La nuova procedura ha contribuito a velocizzare quest'incombenza burocratica che grava su circa 1.000 strutture alberghiere ed extra-alberghiere del territorio provinciale, a garanzia soprattutto degli utenti dei servizi alberghieri e, in generale, a garanzia del prodotto turistico del territorio.

 

Mentre la gestione manuale comportava un lungo iter di carta e comunicazioni postali, l'inserimento una ad una delle informazioni in un database informatico e procedure manuali di protocollazione, ora il sistema prevede procedure molto più spedite, con effetti positivi per le imprese turistiche in relazione ai tempi e ai costi della gestione della burocrazia. Un applicativo formato da un pannello di controllo su internet ad accesso riservato permette di compilare dall'associazione di impresa a cui la struttura è associata la maschera dei dati, che vengono inviati telematicamente agli uffici provinciali del Turismo, dove un software permette la protocollazione, l'inserimento nel database in modo automatico e la tempestiva pubblicazione su internet a beneficio dei turisti.

 

Nuovo sito internet istituzionale

Nel corso del 2010 la Provincia di Forlì-Cesena, infine, ha messo online il nuovo sito internet istituzionale all'indirizzo www.provincia.fc.it.

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