Pubblica amministrazione, al via il Polo archivistico regionale

Pubblica amministrazione, al via il Polo archivistico regionale

Un'unica struttura di riferimento per tutta la pubblica amministrazione in Emilia-Romagna per la conservazione, l'archiviazione e la gestione dei documenti informatici che a regime gestirà 40 milioni di documenti informatici. A un anno dall'avvio del Polo archivistico regionale (Parer), costituito all'interno dell'Ibc, si sono svolti oggi a Bologna i lavori del seminario di incontro e formazione sul tema "Un futuro per il presente. Politiche, strategie, strumenti della conservazione digitale". 


"Con questo progetto - ha spiegato la vicepresidente della Regione e assessore alla semplificazione e trasparenza Simonetta Saliera - la Regione sostituisce ai flussi  di documenti cartacei, complessi e spesso ripetuti, i percorsi molto più semplificati dei documenti elettronici con numerosi effetti positivi: miglioramento dell'efficienza, riduzione del tempo di avvio di nuovi servizi; valorizzazione del patrimonio informativo dovuta alla maggiore e più semplice condivisione delle informazioni; riduzione dei costi e dell'impatto ambientale, minor consumo energetico; più trasparenza vista la maggiore e più estesa disponibilità al pubblico di documenti e informazioni". Il seminario è stato organizzato dall'Ibc per approfondire, in diverse sessioni tematiche, alcuni temi generali sulla dematerializzazione e la conservazione digitale.

 

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Il Parer
In esercizio dal gennaio 2010, il Polo archivistico regionale dell'Emilia-Romagna è un vero e proprio archivio digitale pubblico, gestito da una pubblica amministrazione a disposizione di Enti locali, Aziende sanitarie, Università e di tutte le strutture statali del territorio.
Oltre a garantire la conservazione dei documenti, il Parer supporta le pubbliche amministrazioni nei processi di dematerializzazione (di sostituzione cioè della carta con documenti elettronici), innovazione e semplificazione amministrativa anche con attività di formazione e consulenza. L'obiettivo è favorire una crescita omogenea di tutte le amministrazioni, utilizzare al meglio le potenzialità tecnologiche e migliorare così i servizi ai cittadini.
Attualmente sono convenzionati con il Parer oltre 60 enti, che vanno dal Comune di Caminata (che ha 287 abitanti) all'Università di Bologna, passando per tutte e nove le province emiliano-romagnole. I documenti informatici conservati sono circa 50 mila, con una proiezione di arrivare entro la fine dell'anno a superare i 500 mila. A regime, considerando anche tutte le aziende sanitarie, si stima un flusso annuo di circa 40 milioni di documenti informatici.
Dal punto di vista tecnologico, il sistema di conservazione del Polo archivistico regionale è ospitato su due data center, uno a Bologna e uno a Milano, collegati in tempo reale in modo che i documenti informatici siano salvati contemporaneamente su entrambi i sistemi, riducendo al massimo il rischio di perdita dei dati. A regime, il sistema di conservazione sarà in grado di archiviare fino a 1000 Terabyte di dati (pari a un milione di gigabyte) ovvero fino a 200 milioni di documenti amministrativi e sanitari.
Il processo avviato porterà ad un notevole risparmio, in termini di tempi e costi, per l'attività della pubblica amministrazione, consentendo un miglioramento dell'efficienza, una maggiore condivisione delle informazioni, una più estesa disponibilità al pubblico di documenti e informazioni e, infine, una riduzione del tempo di avvio dei nuovi servizi.
 
Le tappe
Nel 2008, con la legge regionale n.17, è stata attribuita all'Ibc la "funzione di archiviazione e conservazione dei documenti prodotti dalla Regione e, mediante convenzione, dei documenti prodotti da Province, Comuni e altri soggetti pubblici.".
Nel 2009, per l'esercizio di questa nuova funzione, è stato istituito, con delibera di Giunta regionale, il "Polo archivistico regionale".
Nel 2010 è stato avviato il servizio di conservazione per la Regione, l'Università di Bologna e la Provincia di Piacenza e si è iniziato ad estendere il servizio ad altri enti (Province, Comuni, Aziende Sanitarie e Università).

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